العلاقات العامة عبر البريد الالكتروني

العلاقات العامة عبر البريد الالكتروني 

ان العلاقات عبر البريد الإلكتروني كانت ولا تزال أداة تسويقية مباشرة مهمة. إنها ليست فقط (تقريبا) مجانية، ولكنها تساعد علامتك التجارية في التواصل مع آلاف الجهات والزبائن المحتملين ومجموعات أخرى ضرورية لأعمالك. مع ذلك فقد أصبحت هذه الميزة تشكل تحدياً كبيراً لأن تكلفتها قليلة جداً وهي سهلة التطبيق، لأن الجميع تقريباً يستخدم وسيلة الاتصال هذه والنتيجة هي سيلٌ لا نهاية له من الرسائل الترويجية التي يزدحم بها البريد الوارد الخاص بالمستلم؛ ما يمنع مساعد العلامة التجارية كثيرا.

في نفس الوقت هناك فرصة كامنة خلف كل مشكلة. اجعل علامتك التجارية مختلفة وتميز عن الجميع. عند التفكير في العلاقات العامة عبر البريد الإلكتروني، عليك التفكير في "قالب منفرد" وليس "قالب واسع النطاق". لا تعتبر العلاقات العامة  عبر البريد الإلكتروني أداة يمكنك من خلالها الوصول إلى الآلاف من خلال الرسالة نفسها بل يمكن اعتباره وسيلة تتيح لك التواصل مع العديد من المستلمين على المستوى الفردي.
وفيما يلي بعض النصائح حول كيفية استخدام العلاقات العامة عبر البريد الإلكتروني بشكل فعال ومفيد لعلامتك التجارية:

·       اجعل الرسالة شخصية ومباشرة: إن استخدام جملٍ أولية مثل "أعزائي جميعاً" يتم تفسيرها من قبل العديدين على أنه "لا بأس من حذف هذا البريد". أنت لست بحاجة إلى حل من نظام علاقات العملاء لدمج البريد الإلكتروني بشكل فردي. إن جدولاً بسيطاً على برنامج مايكروسوفت أكسل يحوي أعمدة مناسبة ومستند على مايكروسوفت وورد ستكفلان بإنشاء عدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني الفردية التي تبدأ بـ "عزيزي رائد" أو عزيزي السيد بلبيسي" وغيرها.

·       أرسل محتوى مختلف لمجموعات مختلفة: إن جوهر العلاقات عبر البريد الإلكتروني يكمن في إرسال محتوى ملائم ومثير للاهتمام ليسترعي اهتمام المستلمين. هذا يعني أنه عليك تقسيم قاعدة البيانات لديك إلى عدد من المجموعات. كن حذراً حول ما ترسله ولمن ترسله.

·       تجنب استخدام الكثير من الصور ضمن رسائل بريدك الإلكتروني: إن العديد من عملاء البريد الإلكتروني ينظرون إلى هذه الرسائل على أنها بريد غير مرغوب فيه (junk) ويتخلصون منها. حتى إن لم يحدث هذا فان عميل البريد الإلكتروني سوف يمنع عرض الصور ويعرض للمتلقي علامة X حمراء بدلا من الصورة. في الوقت نفسه، إن قمت بإرفاق صور، ستصبح رسائل بريدك الإلكتروني كبيرة الحجم؛ مما قد يعيق اتصالك بالإنترنت. شخصياً، لا أرى أية حاجة لإرفاق صور على الإطلاق، ما عدا شعار الشركة الخاص بك في سطر التوقيع. اجعل رسائلك قصيرة وبسيطة وواضحة ومباشرة إلى صلب الموضوع.

·       تابع الردود والاستجابات وقم بتحديث قاعدة بياناتك وفقا لذلك: إن هذا هو أحد أصعب الأجزاء في الاستمرار بتحديث قاعدة بياناتك ويتطلب الكثير من "التفاعل البشري" من جانبك. إن هناك من ينخرطون معك عن طريق الرد على ما أرسلته لهم ومشاركته وهناك من لا يتفاعلون معك بأي شكل من الأشكال. تأكد من قيامك بوضع علامة على المستلمين النشطاء بشكل يمكنك تدريجياً من تكثيف تواصلك معهم؛ وبالتالي جعلهم يتواصلون معك بشكل أكبر. هذا يتطلب أيضاً التحديث المستمر لمختلف المجالات مثل سطر التحية الخاص بك. فمثلاً، قد تقوم بإرسال رسائل بريد إلكتروني تبدأ بـ "عزيزي السيد بلبيسي". ولكن  بمجرد أن أقوم بالتفاعل معك وتنشأ علاقة، قد تحتاج إلى تغيير ذلك إلى "مرحبا رائد" للتخلص من الرسميات.

·       أعط الناس فرصة للرفض: إن إرسال حملات بريد إلكتروني متكررة تُعرض اسم نطاقك لخطر أن يعتبره الناس مصدراً للبريد المزعج "spam"، خصوصا إن بدأ الناس بوسم رسائلك على أنها غير مرغوب فيها. بالطبع، لا بد أنك استخدمت عملية اختيار مزدوجة للحصول على اسمهم في قائمتك. لكن رغم ذلك، قم دائماً بوضع تعليمات في نهاية رسائلك تخبر الناس بما عليهم فعله ليتوقفوا عن استلام بريد إلكتروني من شركتك. وعندما يقومون بذلك، تصرف بسرعة وقم بإزالة اسمهم على الفور.

·       انتبه لتوقيت إرسال رسائلك: إن إرسال حملات البريد الإلكتروني في صباح يوم الأحد على الأرجح لن يكون فكرة جيدة. لقد عاد الناس لتوهم من عطلة نهاية الأسبوع ويريدون متابعة ما فاتهم في بريدهم الوارد، بدءاً بالرسائل المهمة أولاً. فأنت لا تريد أن يكون بريدك من ضمن تلك الرسائل التي يتم حذفها بهدف ترتيب البريد الوارد بأسرع وقت ممكن.

·       تجنب استخدام إشعارات المسؤولية القانونية المفصلة في نهاية رسائلك: من يقرأ تلك الإشعارات على أية حال؟ إنها فقط تستهلك مساحة كبيرة وتجعل بريدك يبدو طويلاً ومبعثراً إلى جانب ذلك من قد يود أن يرسل شيئاً سرياً كهذا إلى عدد كبير من المستلمين؟ إن وضع بيان رؤيتك أو وصفا مختصراً عن شركتك هو طريقة أفضل لاستخدام تلك المساحة في أسفل رسالتك. و لكن إن أصرت الدائرة القانونية لديك على ذلك، قم بوضع التنويه بالكامل على موقعك الإلكتروني وأضف خيار "أنقر هنا لقراءة بيان المسؤولية القانونية" في نهاية رسائلك.